Сотрудники входят в систему с помощью идентификационной карты. Машина выдает ключ, назначенный сотруднику. Изъятие должно быть задокументировано в электронном виде. При возврате ключа сотрудник снова входит в систему, выбирает в меню пункт Return, и на экране отображается доступный отсек.

Сотрудник кладет ключ в шкафчик. Проверьте, был ли возвращен «правильный ключ». Возврат должен быть задокументирован.

Определенные лица должны иметь доступ через удаленный доступ или аналогичный, чтобы видеть, у кого какой ключ и какие ключи хранятся в системе. При необходимости, контроль времени имеет смысл в пределах временного окна ключи должны быть возвращены, или генерируется тревожное сообщение (опционально). Данные блокировки и данные доступа также должны иметь возможность быть запрошены или изменены.

Программное обеспечение системы должно функционировать автономно, независимо от системы заказчика. Облачные и веб-решения разрешены в соответствии с предписанными в Германии правилами защиты данных.